目上の人に手紙を送るとき、最低限の手紙のルールに則って文章を書く必要があります。
しかし、ルールに則った文章はどのように書けば良いか分からない場合も多いでしょう。
目上の人に手紙を送るときの文章の書き方をみてみます。
手紙は最低限のルールに則って書く
ハガキや手紙の文章には、昔からの慣例などで最低限のルールがあります。
親しい人に送るハガキや手紙なら、ルールなど気にせずに自由に書いても良いでしょう。
一方目上の人や仕事の付き合いのある人などに送るとなると、一応ルールに則って文章を書かないと、相手の人が気分を害するかもしれません。
ハガキ・手紙のハウツー本を見てもうまくは書けない
ハガキ・手紙の書き方のハウツー本はたくさん売られています。
しかし、ハウツー本で説明されている通りに書いてもイマイチ無難な文章が書けない場合が多いです。
例えば、ハウツー本通りに書くと前置きの季節の挨拶などが長すぎる場合も多いです。
あまりハガキ・手紙の一般的なルールに完璧に従って書くと、そこまで型式張った文章を書いてこなくてもいいだろう、と逆に相手の人から不審がられることすらあります。
また、ハウツー本には様々なシチュエーションにおける文例が載っていたりします。
例えば配偶者の親、叔父叔母、会社の上司、恩師などに宛てたハガキ・手紙の文例が載っていたりします。
しかし、実際にハガキや手紙を書く場面は多種多様であり、都合よくハウツー本の文例に自分の状況に合致する文例が載っていることは少ないです。
ネットの文例を見てみうまくは書けない
インターネット上にもハガキ・手紙の文例がたくさんあります。
しかし、ハウツー本と同じで、単純に自分のハガキや手紙に適用できる文例があることは稀です。
また、インターネット上には専門家が書いた記事もある一方、素人が書いた記事もたくさんあるので、たまに日本語としておかしい文例が載っていたりもします。
目上の人に宛てたハガキ・手紙の書き方 具体例
まず文例を見つけて、文例を改造して下書きをして、本番のハガキや便箋などに手書きする、という順序で進めると良いでしょう。
手順１ ポメラかパソコンか計算用紙を用意する
よほどハガキや手紙を書きなれている人なら直接書けるかもしれません。
しかし、多くの人にとってはハガキや手紙は文章を考えながら直接本番を書くのは困難です。
そこで、まずは下書きをして文章を完成させ、その後完成した文章を見ながらハガキや手紙に手書きしていきます。
下書きにはポメラかパソコンなどをおすすめします。
文章を削除したり追加したり段落を並び替えたりといった作業が用意だからです。
ポメラ
ポメラやパソコンがなければ、計算用紙などの紙を用意して手書きで下書きします。
手順２ ハウツー本やインターネットで文例を探す
ハガキ・手紙の書き方のハウツー本や、インターネット上のハウツー記事で、自分の用途に近いハガキ・手紙の文例を探します。
ハガキ・手紙の書き方のハウツー本の例
古いですが、良い内容の本です。
手順３ 前文を改造する
形式的には、手紙には前文として以下のような内容を書きます。
- 書き出しのことば 「拝啓」など
- 時候の挨拶
- 安否の挨拶
- お礼の言葉
- お詫びの言葉
しかし、これらを文例に従ってすべて書くと、大げさすぎる場合が多いです。
よほど仰々しい場面ならすべて書いても良いでしょうが、一般的な用途の手紙では大げさすぎて変に思われる恐れもあります。
そこで、前文を改造します。
書き出しの言葉
とりあえず「拝啓」などの書き出しの言葉は必要でしょう。
書き出しの言葉は、とても大げさなものから軽めのものまであります。
「拝啓」は一般的で大げさでも軽すぎもしないので、「拝啓」あたりを選んだりしてみます。
時候の挨拶
時候の挨拶は、季節に合ったものを選ぶと大げさすぎる場合もあります。
一方、季節に関わりなく使える無難な挨拶もあります。
インターネット上にある文例などで、季節に関わりなく使える汎用的な無難な挨拶を探したりしてみます。
安否の挨拶、お礼の挨拶、お詫びの挨拶
安否の挨拶、お礼の挨拶、お詫びの挨拶を全部入れれば、長すぎて大げさになります。
そこで、例えばお礼の挨拶だけにしたりしてみます。
相手との関係や状況に関わらず何にでも使える汎用的なお礼の挨拶もあります。
そういったものをインターネット上で探してみたりします。
手順４ 主文を書く
前文の後は、手紙の内容のメインの部分を書きます。
これはルールは考えずにただ書きたいように書きます。
ビジネス文書なら主文の書き出しを「さて、」ではじめたりしますが、普通のハガキや手紙ならただ好きなように書き出せば良いでしょう。
手順５ 末文を改造する
末文を改造します。
季節によらず、相手によらず汎用的に使えそうな無難な末文がいくつかあります。
そういったものをインターネット上の文例で探してみたりします。
手順６ 本番のハガキ・便箋に手書きする
下書きで文章が完成したら、ポメラやパソコンや紙の文章を見ながら本番のハガキ・便箋に手書きしていきます。
書き間違えたら
手書きしていれば頻繁に書き間違えます。
その都度新しい紙に描き直していれば資源が無駄になります。
また、間違えるたびに初めから書いていられるほど暇な人もいないでしょう。
そこで、間違えた場合は修正液で修正するか二重線で消して修正します。
手順７ ハガキ・手紙を発送する
完成したハガキや手紙を発送します。
何円分の切手を貼れば良いか分からない場合
結構厚くなった場合、切手を何円分貼れば良いか分からなくなってくるでしょう。
重さを測ると言っても、都合よくはかりを持っていない場合もあるでしょう。
また、重さが分かっても、その重さで切手は何円分必要かを調べるのも面倒でしょう。
そこで、何円分の切手を貼れば良いか分からない場合は、切手を貼らないまま郵便局に出しに行きます。
郵便局で「普通でお願いします」と言えば、向こうで切手のようなものを貼って発送してくれます。
こちらは言われた料金を払うだけです。